Uvođenje u posao je proces koji podrazumeva prijem novozaposlenih u organizaciju i pružanje svih informacija koje su im potrebne kako bi što pre u potpunosti preuzeli poslove zbog kojih su primljeni. Cilj uvođenja novozaposlenog u posao treba da bude brza i adekvatna adaptacija, prihvatanje pozitivnih vrednosti postojeće organizacione kulture i obučavanje novozaposlenih za rad na poslovima koje treba da obavljaju.
Prvi korak prilikom uvođenja novozaposlenog u kolektiv treba da bude taj da mu se pokaže da je kompanija u koju se zaposlio ona za koju vredi raditi, sa ciljem da takav utisak o kompaniji zaposleni i kasnije zadrži. Da bi u tome uspeli neophodno je da ne zaboravimo da kada izaberemo i primimo odgovarajuće ljude u kolektiv, sledeći korak je da posvetimo dovoljno pažnje njihovom uspešnom prilagođavanju novoj sredini. Prva iskustva novog radnika, pogotovo početnika, u susretu sa organizacijom i postojećim uslovima rada bitno određuju njegov kasniji odnos prema kompaniji, radu, kvalitetu rada i konačno određuju u znatnoj meri i samu uspešnost u konkretnom poslu.
Uvođenje u posao podrazumeva sve aktivnosti u kompaniji koje su usmerene na novoprimljene zaposlene i ubrzanje njihove socijalne, radne i psihološke adaptacije u kompaniji. Važnost preduzimanja ovih aktivnosti se ogleda u tome da se na taj način utiče na smanjenje fluktuacije i eventualnog brzog odlaska novoprimljenih zaposlenih, smanjuje se mogućnost da se eventualni troškovi treninga ponovo plaćaju za zamenu, ne dolazi do novih troškova u vezi sa procesom ponovne regrutacije i selekcije, a i smanjuje se mogućnost ne poklapanja između onoga što zaposleni na radnom mestu pruža i onoga što se od njega na istom očekuje. Sve su to razlozi koji upućuju na to da pitanju uvođenja novih zaposlenih u posao treba obezbediti dužnu pažnju, a samu organizaciju procesa prepustiti HR stručnjaku. Novozaposleni se uvode u posao tako što kompanija prethodno pripremi program za ove namene, koji sadrži dve grupe aktivnosti - aktivnosti orijentacije novozaposlenog i aktivnosti usmerene na konkretno obučavanje za rad na poslovima za koje je zaposleni primljen.
Aktivnosti orijentacije su usmerene na upoznavanje zaposlenog sa svim stvarima od značaja u kompaniji i počinju od momenta kad zaposleni prvog radnog dana
Doček - Novozaposleni, naročito početnici, se često osećaju nelagodno kada dolaze u kompaniju prvog radnog dana. U glavi im se prepliću pitanja: Kako će rad u kompaniji izgledati? Kako će me prihvatiti moj nadređeni? Kako ću se slagati sa drugim zaposlenima? Da li ću adekvatno moći da odgovorim radnim zadacima? Jedan osmeh na samom ulazu može mnogo toga pozitivnog da učini, te zato prvi kontak sa zaposlenim treba da bude topao i prijateljski. Treba omogućiti da osoba iz kompanije sa kojom će se novozaposleni prvo sresti bude unapred upoznata sa tačnim vremenom dolaska novozaposlenog i da zna koji su sledeći koraci nakon prijema.
Predstavljanje kompanije u neformalnom razgovoru - od veličine same kompanije, načina organizacije i definisane procedure i programa zavisi da li će ovaj razgovor obaviti neposredni rukovodilac, HR stručnjak ili direktor kompanije. Tokom njega treba pružiti informacije o kompaniji i njenoj politici (misija i vizija, aktuelne aktivnosti, glavni klijenti, logo, standardne boje), o pravilima rada u firmi (radno vreme, pauze, procedure za korišćenje godišnjeg odmora i ostalo) i odgovoriti na eventualna pitanja novozaposlenog. Ovo je prilika da se on upozna i potpiše neophodna dokumenta, dostavi neophodne ‘papire’ od prethodnog poslodavca, kopiju kartice na koju će se vršiti uplata zarade i obavi sve druge formalnosti.
Upoznavanje sa neposrednim rukovodiocem i radnim mestom - Novozaposlenog treba odvesti do radnog mesta i upoznati ga sa neposrednim rukovodiocem. Neposredni rukovodilac treba da sa novozaposlenim ostvari prijatnu i opuštenu komunikaciju i da mu tom prilikom pruži informacije o konkretnom poslu koji treba da obavlja, značaju tog posla u kontekstu cele kompanije i o načinima na koje će biti upućen i obučen da ga obavlja u novoj kompaniji. Potrebno je reći nešto i o samoj organizaciji rada i dati informacije o standardima i ponašanju koje se očekuje od zaposlenog. Poželjno je, ukoliko je to moguće, pružiti i neke informacije o mogućnosti usavršavanja i napredovanja u kompaniji.
Upoznavanje sa ostalim zaposlenima - U zavisnosti od procedure, izbora i mogućnosti same kompanije, novi zaposleni može da se provede kroz kompaniju i onda lično predstavi ostalim zaposlenima, ili samo neposrednim saradnicima, a da ostali budu obavešteni ili da se unapred emailom svima najavi prijem novog radnika.
Orijentacija u prostoru – Zaposlenom treba pokazati šta se gde nalazi u novoj kompaniji (sala za sastanke, posebna odelenja, kopir aparati, kuhinja, toalet, garaža i sve ostalo od značaja u kompaniji).
Obezbedjivanje paketa dobrodošlice – Od radnog mesta na koje je primljen zaposleni zavisiće i paket dobrodošlice. Za kancelarijsko mesto najčešće se podrazumeva: radni sto, računar, mobilni, otvorenu email adresu, kancelarijski potrošni materijal (heftalice, spajalice, olovke)
Mentorstvo –Neposredni menadžer treba još prvog dana da odredi zaposlenog koji će biti mentor novom kolegi ili da sam preuzme na sebe tu funkciju. Za sve pitanja i nedoumice u vezi sa radom novi zaposleni mora da zna kome u prvih par meseci može slobodno da se obrati.
Program obučavanja počinje da se realizuje odmah po prijemu novih radnika, a obuhvata zavisno od veličine kompanije i broja primljenih: predavanja, seminare, sastanke, diskusije i što je najvažnije učenje kroz iskustvo i dobijene korektivne instrukcije. Program obučavanja najčešće defi niše neposredni rukovodilac ili mentor koga on odredi, u saradnji sa HR stručnjakom. Cilj obuke u ovom periodu je da zaposleni što pre bude osposobljen da efektivno i kvalitetno obavlja posao za koji je primljen, ali i da se isto tako proceni potencijal novozaposlenog i da se radnik motiviše za rad u novom kolektivu. Da obučavanje novih radnika ne bi postao proces kojim se gubi novac i vreme, neophodno je unapred napraviti plan i sistematizovati aktivnosti. Neophodno je imati adekvatno urađenu analizu posla, inicijalnu procenu šta novozaposleni treba da nauči, kao obučavanje mentora kako bi znali šta njihova uloga podrazumeva i na koji način treba da je ostvare. Sve ove aktivnosti adekatno i blagovremeno obavljene povećavaju mogućnost da će novozaposleni u kratkom roku da bude u mogućnosti da maksimalno dobro obavlja poslove za koje je primljen.
HR odeljenje u samoj kompaniji ili eksterno angažovani HR profesionalci treba u zavisnosti od veličine, potreba i mogućnosti same kompanije da pripremi program prijema novih zaposlenih i da ga definiše procedurom. U okviru tog programa treba pripremiti i priručnik za zaposlene, kodeks poslovnog ponašanja kao i definisati listu zaduženja koja će biti poštovana prilikom prijema novih zaposlenih. Priručnik za zaposlene je priručnik koji na lak i jednostavan način treba da uputi zaposlenog u pravila rada koja postoje u kompaniji. Priručnik treba da sadrži kratak opis kompanije (istorijat i obeležja, vlasničku strukturu, delatnost, organizaciju), informacije o uslovima rada (radnim satima, korišćenju godišnjeg odmora, bolovanju), pravilima za korišćenje službenih automobila, mobilnih telefona, interneta, e-maila, procedurama disciplinskih i žalbenih postupaka, mogućnostima za usavršavanje i napredovanje zaposlenih, brizi o zdravlju zaposlenih i zaštiti na radu. Kodeks poslovnog ponašanja i poslovne etike je priručnik kojim su definisani opšti principi ponašanja u radnom kolektivu, odnosi sa klijentima, poslovnim partnerima i strankama, međusobni odnosi zaposlenih, poverljivost i poslovne tajne, kultura ponašanja i odevanja, pozdravljanje i oslovljavanje, izgled poslovnih prostorija i radni ambijent kao i odgovornost zaposlenih za nepoštovanje kodeksa. Listu zaduženja prilikom prijema novozaposlenog je ček lista koja sadrži podatke o aktivnostima koje treba obaviti pre, tokom prijema i nakon isteka probnog rada za svakog novog zaposlenog (od priprema radnog stola i stolice, nabavka kompjutera, preuzimanje i predaja dokumentacije za novog zaposlenog, uključenje kompjutera u mrežu i otvaranje email adrese, pa do praćenja rada i dostave izveštaja o radu novog zaposlenog nakon isteka određenog vremenskog perioda). Osim utvrđenih aktivnosti u njoj je precizirano kada se koja aktivnost obavlja i ko je odgovoran za realizaciju svake od navedenih aktivnosti. Nakon isteka probnog rada neposredni rukovodilac treba da da izveštaj da li novi zaposleni obavlja zadatke i odgovornosti u skladu sa predviđenim standardima za radno mesto na koje je primljen, kao i da dostavi adekvatno obrazloženje iznetog stava.
izvor: progressivemagazin.rs
